MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

1.    Definisi Tata Kerja

Tata Kerja adalah cara untuk mencapai tingkat efesien dan maksimal dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai dengan apa yang telah direncanakan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, dan lain-lain yang tersedia.Contohnya : Dalam mencapai tujuan target pendapatan aset pemasukan perusahaan ,yang harus semakin membaik dari tahun ke tahunnya. maka kita harus memikirkan solusi yg amat baik maupun kompeten untuk kemajuan perusahaan.

2.    Prosedur Kerja

Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk menangani aktifitas yang berulang. Contoh sederhana adalah penanganan surat masuk atau keluar, sejak dari penerimaan atau pembuatan sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah merupakan rangkaian kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja, demikian berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama.

Menurut Moekijat, prosedur perkantoran adalah urutan langkah-langkah, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan:

a)      Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang.

b)      Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu

c)      Pedoman untuk bertindak

3.    Pedoman Kerja

Pedoman kerja artinya sebuah panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dsb.

Aturan kerja lebih menekankan pada kepatuhan pegawai dalam mentaati peraturan kerja di suatu perusahaan. yang telah ditetapkan. Dalam aturan kerja ini juga dimuat larangan, sanksi, dsb. yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Apa saja yang perlu dimasukkan

Buku pedoman karyawan harus dengan jelas menyatakan kebijakan perusahaan. Bidang-bidang yang harus dicakup antara lain:

·         jam kerja umum

·         peraturan dan ketetapan perusahaan (tatakrama berpakaian; bagaimana orang berinteraksi dengan para nasabah; peraturan keselamatan dll.)

·         bagaimana mendapatkan waktu berlibur

·         semua hari besar/raya dan hari keperluan pribadi yang dibayar

·         cuti sakit

·         peninjauan terhadap gaji dan kinerja

·         kebijakan waktu lembur/waktu kompensasi

·         tunjangan kesehatan dan pengobatan

·         rencana pensiun dan tunjangan tambahan lainnya

·         kebijakan cuti bersalin

·         peraturan atau ketetapan lainnya

v  Manfaat adanya tata kerja, system kerja, dan procedure kerja adalah sbb(*) :

1.      Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas

2.      Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu

3.      Keletihan dalam bekerja dapat diatasi

4.      Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi

5.      Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif

6.      Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya

7.      Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja

PERANAN SEKERTARIS DALAM BISNIS

            Menurut pendapat para ahli, pengertian tentang sekretaris dapat disimpulkan sebagai berikut: Sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu SECRETUM yang berarti rahasia atau SECRETARIUS yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk untuk menjaga rahasia. Dalam bahasa inggris kata sekretaris diterjemahkan sebagai SECRET yang berarti rahasia. Jadi sekretaris adalah seseorang yang harus bisa menyimpan dan menjaga rahasia ( dalam hal ini konteks pembicaraan dipusatkan pada rahasia perusahaan / perkantoran).

            Selain  pengertian di atas kita juga dapat melihat definisi- definisi lain tentang sekretaris yang diberikan oleh beberapa tokoh kesekretarisan antara lain H.W. Fowler dan F.G. Fowler. Menurut kedua ahli tersebut,  kata sekretaris dapat dijabarkan dalam dua pengertian umum yaitu, pertama sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah – masalah rahasia lainnya; kedua sekretaris adalah pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat – warkat terutama yang berurusan dangan perusahaannya.

            Dari pengertian yang diutarakan dua ahli tersebut, tampak jelas bahwa pada dasarnya sekretaris adalah orang yang dipercaya penuh oleh badan, kantor atau perusahaan untuk menjalankan sebuah pekerjaan yang tidak mudah yaitu menjaga rahasia. Kita tentu tahu bahwa menjaga rahasia bukanlah sesuatu yang asing bagi kita. Dalam pergaulan kita baik di masyarakat ataupun dalam suatu rumah tangga, kita acapkali mendengar kata menjaga rahasia tetapi acapkali juga rahasia itu tidak bertahan lama, akibatnya muncul permasalahan.

            Kesimpulannya pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan yang menjaga keharmonisan rahasia agar tidak terjadi masalah di kantor atau organisasi.

Peranan Sekretaris dalam sebuah kantor

           

      Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut

·         Peranan sekretaris terhadap atasan

Berkaitan dengan peranan sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal sebagai berikut:

1.      Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan.

2.      Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

3.      Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

4.      Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide

5.      Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

·         Peranan sekretaris terhadap bawahan

Selain peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat dikategorikan sebagai berikut:

1.      Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai  sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai tersebut.

2.      Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

3.      Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

4.      Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

5.      Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.

        Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

         Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu

1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.

3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.

4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.

         Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.

         Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam sebuah Kantor

           Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi atau kantor yang besar, tugas sekretaris jauh lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, seorang sekretaris juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.

Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.      Menerima dikte dari pimpinan.

2.      Melaksanakan korspondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram dan faksimile).

3.      Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.      Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.      Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.      Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan.

7.      Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.      Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

9.      Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10.  Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

          Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab bagi seorang sekretaris untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

Kesimpulan

          Sekretaris dan kantor merupakan satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci kedua setelah manajer atau pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari surat-menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh terhadap sekretaris. Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris.Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, sekretaris harus mengetahui benar beberapahal berikut :

·         Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.

·         Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.

·         Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer.

·         Mengetahui tentang tujuan organisasi.

           Berdasarkan jabatan seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai:

·         Surat-menyurat (korespondensi)

·         Mengetik stenografi 

·         Pembukuan

·         Penggunaan peralatan kantor

·         Pengarsipan

·         Human relations

Sedangkan untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang sekretaris harus:

·         Pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi tertentu.

·         Memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat menghindari kesalahan

·         .Mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas.

·         Mampu menyesuaikan kondisi atau mampu beradaptasi.

·         Bijaksana terhadap permasalahan yang diahadapi bawahan.

·         Teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban.

·         Inisiatif dan kreatif.

REFERENSI

https://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20120516233921AASAg0k

http://oktavianus90.blogspot.co.id/2011/03/pengertian-tata-kerjaprosedur.html

http://nrisdiani.blogspot.co.id/2012/04/15-pengertian-tata-kerja-secara-umum.html
http://kumpulanbookdiak.blogspot.co.id/2011/09/peranan-sekretaris-dalam-sebuah-kantor.html